办公室必备！没用过这些软件不算是白领--快科技--科技改变未来

正文内容 评论（0）

办公室必备！没用过这些软件不算是白领

2014-12-15 18:21:24 出处：太平洋电脑网编辑：快科技评论(0)

1同事工作效率就是比你快的秘密！回顶部

现代的办公室已经离不开电脑了，无纸化的现代化办公环境既环保又能提高不少的工作效率。但是每天坐在办公室里对着电脑可也比较的枯燥，接下来笔者将介绍一些在办公室你可能会需要用到的软件，一些能帮你提高办公效率的软件与技巧，用上它们可以帮你节约不少的办公时间，当然节省出来的时间如何隐秘的做自己的事儿也在讨论范围哦。

图1 现代办公最常用到的家伙

一、可以帮你提高工作效率的一些软件

重复劳动好帮手一键帮你搞定

在电子化办公中，往往都会遇到一些需要不断重复的事儿，比如进入办公系统，填写好用户名和密码进行登陆操作，然后再进入自己的工作区域，填写表单等等，每天重复，甚至一天重复几次，这时候你就需要一款能够DIY出帮你自动完成这些步骤的软件。那么AutoHotkey”就是个不错的软件，用它，人们可以编写出复杂的自动操作流程，然后只需要按下热键，就可以让AutoHotkey自动帮你搞定这一系列的操作。AutoHotkey非常的强大，但是使用需要对计算机有一定的基础。帮助里有相关的入门教程哦。

软件名称：:AutoHotkey(热键脚本语言)

软件版本：:1.1.16.05 免费版

软件大小：:2.58MB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/65/id=39876&pn=0.html

图2 AutoHotkey

国产软件的还有按键精灵”，它特点是可以根据用户的操作来轻松制作脚本，当然也可以自行编辑脚本。最简单的例子笔者有介绍，请参考相关文章。

软件名称：:按键精灵

软件版本：:2014.01.14314 官方正式版

软件大小：:1.80MB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/59/id=2598&pn=0.html

图3 按键精灵

常用词组快速输入

说起重复输入，有些词组是我们常用到的，比如公司名、地址、email等等，这时候我们可以利用输入法的自定义短语功能，在里边增加一些常用的语句，以便在输入时快捷的调用。

图4 QQ拼音的自定义短语功能

海量文件快速找

日积夜累，电脑里的文件越来越多，除了将它们分文别类的存放外，要快速定位某个文件出动搜索来进行文件查找是个不错的方法，可是有时候靠系统的搜索功能还要等上半天？怎么样才能提高文件搜索效率？这时候就要出动搜索辅助工具了。而其中的佼佼者就是Everything”。

软件名称：:Everything

软件版本：:1.3.4.686 简体中文版

软件大小：:855KB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/93/id=1769&pn=0.html

图5 Everything

Everything：是一个运行于Windows系统，基于文件、文件夹名称的快速搜索引擎。在搜索之前就会把所用的文件和文件夹都列出来，这一点与Windows自带的搜索系统不一样，所以称之为Everything”，用户只需要在搜索框输入文字，它就会只显示过滤后的文件和目录，它小巧免费，支持中文，支持正则表达式的它搜索功能非常的强大。

同类软件推荐：闪电搜索、光速搜索

时间管理提高效率

忙的时候，时间过的飞快，无聊的时候时间慢的就像蜗牛，一天下来只知道自己坐在电脑前，却不知道时间哪儿去了？来看看Manictime”吧，它是一款监测软件，运行后会跟踪记录用户在电脑前的程序操作，一天下来，你就会知道自己在什么程序上花的时间最多。回头看看，原来偷懒了那么长时间啊。点击进入TimeEdition官网

软件名称：:ManicTime

软件版本：:3.0.1

软件大小：:6.54MB

软件授权：:共享

适用平台：:Win9X Win2000 WinXP Win2003 Vista

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/51413.html

图6 Manictime

同类软件推荐：Free Time Tracker

还有一款软件名叫TimeEdition”以其叫它时间管理，不如叫它时间统计软件，它的使用很简单，当你开始做某件事情时，点选填好主界面上的三个元素操作者、项目、任务，然后点击开始，做完该事情后在点击结束或暂停，然后在其任务报表中就可以清楚的看到某个项目的操作人员花了多少时间去干某事。

图7 TimeEdition

2成为打工皇帝必需准备的办公工具回顶部

二、一些你可能需要用到的软件

数据无价备份第一

办公室里文件多，重要资料也多，万一遇上硬盘故障还有就是误操作等等的意外事件发生，这些重要资料被丢失了，真是会欲哭无泪啊。所以同步备份资料是个必须的操作。笔者就看过因为硬盘损坏而丢失几十年研究资料的例子。

将重要资料同步备份到硬盘其它分区，再保险一点的就备份到移动存储器或者ftp服务器中去，有备而无患嘛。说起同步备份软件可有许多，这里推荐FileGee，其个人版为免费，可同步备份资料到本地存储器中，想要备份到局域网的其它服务器器中则需要购买企业版。

FileGee系列软件新版本下载：

FileGee个人文件同步备份系统:点击本地下载

FileGee企业文件同步备份系统:点击本地下载

FileGee：集文件备份、同步、加密、分割于一身，可实现FTP、局域网、特定网盘（多用户版暂不支持）及本机各种存储器之间的备份与同步。强大的容错功能和详尽的日志、进度显示，更保证了自动备份同步的可靠性。

图8 FileGee

同类软件推荐：SyncBack、SyncToy

家里公司都能用网盘工具来同步

有些资料回到家还要用，那么自动备份到网盘是个不错的方法，这时候百度云管家”就可以上场了，超大免费网盘空间，支持自动文件备份，支持保存多个文件版本，支持多平台。

软件名称：:百度云管家

软件版本：:5.1.0 官方正式版

软件大小：:10.70MB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/353207.html

图9 百度云管家

旧的文件版本可保留返回旧版也轻松

修改文件后顺手点了保存，无法撤销之前的更改了，咋整？FileHamster” 这个可以自动帮你保存旧版文件的软件就可以帮上忙了，它的作用是，先备份文件的旧版本，当检测到文件发生变化时，再进行一次的备份，以方便用户返回到任意版本中去。点击进入FileHamster官网

图10 FileHamster

复制粘贴最常用增强工具能帮忙

再来就是许多用户用的最多的复制、粘贴功能，相信许多用户都经历过不停地复制、粘贴这样的重复操作，那么利用下边的剪贴板增强软件，就可以实现许多你想要的功能。

多次复制、批量粘贴的MapleClip，用它可以实现的功能可以用它的快捷键来诠释（WIN + C 顺序复制多个内容、WIN + V 顺序粘贴剪贴板内容、WIN + Z 一次性全部粘贴所有剪贴板内容）

软件名称：:MapleClip

软件版本：:1.0 绿色免费版

软件大小：:360KB

软件授权：:免费

适用平台：:Win9X Win2000 WinXP Win2003 Vista Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/172827.html

还有就是笔者常驻后台的Ditto剪贴板增强工具，用它可以忠实的帮你记录复制到粘贴板的内容，到了需要的时候，用快捷方式ctrl + ~，召唤出它的存储内容列表，然后在点选某个内容完成粘贴操作。

软件名称：:Ditto

软件版本：:3.18.46.0

软件大小：:3.12MB

软件授权：:免费

适用平台：:Win9X Win2000 WinXP Win2003 Vista Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/90431.html

图11 Ditto快捷粘贴

机密文件你别动文件加密最保险

办公室电脑可不是私人电脑，如果里边有着需要保密的文件的话，未免被有心之人窃取，还是做一些加密处理吧。最简单的加密方式就是微软Office文档自带的加密功能，还有压缩软件的压缩加密功能。

图12 winrar的压缩加密功能

复杂一点的就可以TrueCrypt来进行加密，不过它自爆不安全，但对于大部分人来说它的加密还是可以坚不可摧的。不会用？看看笔者写的相关教程。

软件名称：:TrueCrypt

软件版本：:7.2 中文版

软件大小：:2.46MB

软件授权：:免费

适用平台：:Win9X Win2000 WinXP Win2003 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/59/id=42840&pn=0.html

图13 TrueCrypt

在不放心的话，可以启用Windows 自带的加密功能，不过如果你的Windows版本太低或者是家庭版的话，可没法用哦。相关教程也有，请看。　　

来点更加简单的？那就Wise Folder Hider”吧，用它可以隐藏与加密文件或文件夹。

软件名称：:Wise Folder Hider

软件版本：:2.02.83

软件大小：:2.50MB

软件授权：:免费

适用平台：:Win9X Win2000 WinXP Win2003 Vista Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/91916.html

笔者还是那句话，数据无价，记得备份，加密需记得密码，以上的高强度加密操作，忘记了密码可就呵呵了。

记事本太简单来个外援帮帮忙

看到还有许多用户在用Windows 的记事本来进行文字输入及编辑操作，有点太out了点，EmEditor、Notepad++这两个超级文本编辑器可以为你带来诸如自动保存、撤消、重做、宏。代码编辑模式等等的附加实用功能。

软件名称：:EmEditor

软件版本：:14.5.3 专业版

软件大小：:7.86MB

软件授权：:共享

适用平台：:Win9X WinNT Win2000 WinXP

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/78/id=1044&pn=0.html

图14 EmEditor

文章排版很烦人一键排版让你爽

写好了报告，文字堆在一起，还要进行排版操作，真麻烦，这款排版助手(Gidot Typesetter)”软件可以帮助你一键排版。它主要功能有：段落智能修正、去掉某些防拷贝的干扰符、修正段落首尾空格、互换繁简字体、全角半角随意互换、修正标点符号、一键排版&拷贝即排版。

软件名称：:Gidot TypeSetter(排版助手)

软件版本：:3.1.1.2 简体中文版

软件大小：:675KB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/117/id=47617&pn=0.html

图15 排版助手

笔记软件更实用多种设备能共用

还有许多办公室用户有着笔记软件的需求，开会时做做记录，有灵感时赶紧写下，这个时候一款好用的笔记软件能帮上你不少忙。国产的麦库记事、有道笔记，还有外来的印象笔记、微软office自带的OneNote等都非常不错，它们都拥有Windows、android、ios等多平台客户端，支持各个设备之间的数据同步，支持手写记录，支持图文并茂，做记录怎能不用上它们呢？

软件名称：:麦库记事 For Windows

软件版本：:6.12.8.22 正式版

软件大小：:18.80MB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/84191.html

图16 麦库记事

文字录入就靠它图片文字能识别

说起OneNote，他有一个非常棒的功能，那就是图片文字识别（ocr）功能，这个功能是这样的情况下用的，如果你需要将一大堆的纸质文字资料输入到电脑，你是乖乖的输入呢？还是用扫描仪先将其扫描入电脑，接着用ocr工具识别图片，转化为可编辑的文本呢？OneNote有简单的OCR功能，可以将图片中的文字识别出来，成为可以编辑的文字。无论你是用扫描仪还是手机拍摄的，当然越清晰越好。在用户启用了使图像中的文本可搜索”之后，便可以右键点击这张图片，然后选择可选文字”，这是图片中的文字内容就变成了可编辑的文本状态。当然OCR的识别率还不是100%的，需要校对一下。

相关文章推荐：

图17 OneNote识别图片文字

窗口能置顶工作更方便

看用视频软件看视频的时候，喜欢一心两用的人们通常都会将视频窗口缩小，然后置顶，接着在看视频的时候同时浏览网页聊天等。而窗口置顶功能在许多时候都是比较的有用的，可是大部分软件都没有这个功能，没办法，咱只能请出Window On Top”，来帮我们实现某个窗口置顶的目的。点击进入Window On Top官网

图18 Window On Top

划出手势来操作全局软件都能用

在国内的浏览器，大多都有一个必备功能，那就是鼠标手势，利用鼠标划出设定的轨迹，就能触发某个操作，这一功能颇受用户欢迎，有了StrokesPlus”，你就可以字系统中全局使用手表手势来命令任意程序。同类的还有Just Gestures”。

图19 StrokesPlus

软件名称：:StrokesPlus

软件版本：:2.8.2.0 正式版

软件大小：:1.42MB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/351389.html

软件名称：:Just Gestures

软件版本：:1.0.5

软件大小：:1.39MB

软件授权：:免费

适用平台：:Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/64811.html

多个邮箱好管理好用邮箱客户端就是它

收发邮件还在进行着打开浏览器-输入网址--输入帐号密码--登陆邮箱的操作？效率太低了啊，且不说outlook，咱国产的foxmail客户端就可以帮你完成多邮箱收发、新邮件提醒、富邮件编辑、垃圾邮件拦截、右键分类等的操作，比起上边可方便多了。

软件名称：:Foxmail

软件版本：:7.2.6.39 简体中文版

软件大小：:32.16MB

软件授权：:免费

适用平台：:WinXP Win2003 Vista Win8 Win7

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/85059.html

图20 Foxmail你用过么

3在老板眼皮底下竟还能忙里偷闲？回顶部

三、工作闲暇时可用的防火防盗防老板

短小精悍的股票偷偷看

最近国内的股市貌似有了点起色，赶紧看看自己的股票有没有解套的机会啊，但是上班的时候看股票，给老板抓到可不得了啊，这不有个股票偷偷看软件，以一个不显眼的半透明窗口为你展示所关注的股票信息，在主界面上用鼠标中键点击可快速隐藏窗体；点击系统托盘区的图标也可快速隐藏窗体，再次点击时可重新显示窗体；当本程序拥有焦点时，按ESC键也可快速隐藏窗体；窗体靠边时会自动隐藏；热键隐藏或呼出；将鼠标移动到主界面上时会提示更详细的股票信息与分时图。原谅笔者没有找到官网。

图21 股票偷偷看

窗口变透明远远看不清

说到透明窗口，用半透明的窗口没有那么显眼大家都知道，但是并不是所有的软件都支持透明效果的，这不，能让任意窗口透明的Glass2K便隆重的登场了。

图22 Glass2K实现的透明效果

软件名称：:Glass2k

软件版本：:1.0

软件大小：:26KB

软件授权：:免费

适用平台：:Win2000 WinXP

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/html_2/1/59/id=3452&pn=0.html

一键来关闭近了也不见

在电脑的做着私事，老板来了再手忙脚乱的关闭窗口，一不小心就会让老板看出猫腻，那么，出动Close All Windows 吧，一键关闭你设定的需要关闭的窗口。。同类推荐的是窗口隐藏器(Window Hide) ，可以用热键隐藏或者是关闭某个窗口。

图23 Close All Windows

桌面有多个轻松来切换

在OS X与Linux中有个比较受用户欢迎虚拟桌面的功能，用户可以建立多个桌面，在各个桌面上运行不同的程序互不干扰。现在在Windows 10中也加入了该功能。

要问虚拟桌面有啥好处？方便用户摆放多个窗口，方便用户切换呗。比如用户在桌面1已经开了4个窗口，布满了屏幕，现在又想开多一个窗口，但是不想影响刚才开的几个窗口，这时就可以新建一个桌面来存放第5个窗口。方便切换嘛，一个快捷切换虚拟桌面：Win + Ctrl + 左/右箭头”就可轻松切换桌面，作用你懂得。

那么在旧系统中的用户呢？有微软出品的小巧玲珑，简简单单的多桌面工具---Desktops，可以帮你快速简单的建立4个虚拟桌面。

有较为强大的Dexpot，Dexpot建立的每一个桌面都可以拥有自己的壁纸、屏保、桌面图标，甚至连分辨率都可以与其他桌面”不同。当然软件也为我们提供了一个非常方便的管理机制，无论你是想对窗口移动、复制，都可以在正常模式下右击鼠标完成。

软件名称：:Dexpot

软件版本：:1.6.14 Build 2439

软件大小：:3.49MB

软件授权：:免费

适用平台：:Win9X Win2000 WinXP Win2003 Vista

下载地址：:http://dl.pconline.com.cn/download/51781.html

图24 Dexpot