不久前，甲子智库发布《2022数字化办公创新与实践产业研究报告》（以下简称“报告”），着重介绍了中大型组织数字化转型过程中面临的新需求和新挑战。

企业对办公效率和能力都有了更高的要求，从知识管理、项目管理到文档管理均面临挑战，中大型组织利用金山数字办公管理工具，可推动各项业务效能和业务创新能力提升。

金山办公相关负责人表示，大型商业组织已经从内部文件流转、审批办公系统以及日常领域，如：销售、生产、营销等业务部门开始着手，做出了数字化转型的尝试，这都与数字化办公工具的应用息息相关。

数字化办公的几大应用场景

政府机构对数字化办公系统的部署模式和安全管理提出更高要求

加快数字化进程已成为大型组织实现跨越式发展的必然选择，调研问卷数据显示，依靠信息化系统完成的业务量占企业全部业务量的比例达到66.5%，政府机构和大型民营组织均已经将数字化转型作为公司重大战略，且在实践自上而下的数字化改革，相比较而言，国央企实践数字化转型的进程稍慢。

政府机构引进办公管理工具时，特别注重内部信息和数据的安全、自主、可控。政府机构在数字化转型的尝试中，内部文件流转、审批办公系统、文档及知识管理与办公协同工具、党务管理、政务管理等基础业务是核心转型方向；政府机构引进办公管理工具时，特别注重内部信息和数据的安全、自主、可控，需求前三是：行为和数据安全可控、本地化部署、以及数字化办公管理平台能否适配多个API接口。

大型商业组织数字化转型首要目的——降本提效

大型商业化组织分为国央企、大型民营上市公司（非互联网）、大型互联网公司，三类企业对于引进数字化办公工具时的需求和挑战各不相同。

国央企在引进数字化办公管理工具时，最需要满足的是信息和数据的安全可控，但国央企组织更加注重客户管理，需要满足对内外部的渠道伙伴、生态内的合作伙伴进行统一的管理和沉淀。

大型民营企业需求则相对平均，重点在于降本增效，并实现企业彻底的数字化转型。

大型民营上市公司（非互联网公司）需要适配多个API接口，打破数据孤岛，使结构化数据全部线上化流转，分子公司全部集中管控，整个办公形态数字化。

大型互联网公司对数字化办公管理工具的引进最大需求是对非结构化数据进行灵活管控，实现从协作到分享到审批到流转到存储的全流程内容在内部平台上进行。

中大型组织数字化办公创新过程中的挑战

调研问卷数据显示，政府机构数字化办公面临的挑战有两方面：在业务层面体现于内外部信息和数据的整合和适配，在战略层面体现在数字化协同办公的目标设定方面。

国央企遇到的最大的挑战是管理层的思维意识需要一致转变；其次，在面向内部治理方面，数据沉淀和数据安全体系建设成为首要的业务挑战；数据流通之后，如何赋能业务创新成为第二大业务挑战。

大型民营组织除面临管理层达成数字化转型的共识问题外，大型民营上市公司（非互联网）最大困难是内外部数据的打通和数据适配性问题，大型互联网公司则更加关注新旧系统的顺滑衔接。

管理层要达成数字化转型的共识

对管理层来说，最重要的是达成数字化转型的共识，从高层的决策到方案的形成到实际服务上线再到真正的把数字化办公管理工具用起来，让所有人认可需要一个过程。

此外，还存在显性管理问题引发的系列问题，包括人与人之间的协作不及时、人与事之间的脱钩、运作的事情和业务目标没有达成方向的一致性等。

隐性流程制度问题也容易引发一些问题：系统的落后导致一端与多端无法打通，形成数据孤岛；缺乏内部数据安全管理机制；暂未实现协同办公等。

金山办公专家表示，数字化转型过程中，最重要的原则就是以客户为主导，最大化的满足和落地。流程上，首先要评估对这个产品的诉求的优先级，根据对产品的现阶段能提供的能力以及产品的规划去匹配项目方案和整体的实施进度，优先级高的产品优先去完善。此后，通过对一些中大型的项目的服务和磨合，打造出一些行业的解决方案和一些行业的特色服务，持续提高解决方案的覆盖范围和服务效能。