随着“建设数字中国”理念的深入人心,电子签名技术作为数字化转型的新基建,得到社会广泛关注,并迅速在数字政务、金融科技、零售制造、B2B电商、医疗卫生、人力资源等行业落地应用,用于签署电子合同。

然而,第三方电子签名服务商的技术水平良莠不齐,也让企业在引入电子签名时犯了难。甚至,不少企业因为选择了不合规的电子签名服务商,造成合同签订流程不严谨等原因,遭遇了诉讼失利,因而蒙受了巨大的经济和名誉损失。

由此可见,企业在应用电子签名时,选择合规的技术服务商,制定严谨的签署流程至关重要。那么,企业如何判断电子签名服务商的资质与水平?如何确保自己签署的电子合同具有法律效力呢?

作为电子签名行业的实践者,e签宝以法律视角提供一份严谨细致的解答,助广大企业厘清《电子签名法》《电子合同订立流程规范》中的相关规定,在引入第三方电子签名服务商时擦亮双眼,谨慎避坑。

电子签名合法合规,须满足四大要素

2018年,国家标准化管理委员会联合e签宝等单位共同发布了一项国家标准——《电子合同订立流程规范》(GB/T 36298-2018)。其中规定:合法有效的电子合同是指缔约各方在互联网上通过第三方电子合同订立系统、采用可靠电子签名技术形成的数据电文。由此可见,企业要签订一份合法有效的电子合同,一是要通过第三方电子合同平台,二是要采用可靠的电子签名技术来签署。

那么,什么是可靠的电子签名技术呢?根据我国《电子签名法》第十三条规定:电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

简单归纳一下就是:可靠的、具有法律效力的电子签名需要满足四个要素,即真实身份、真实意愿、签名未改、原文未改。

电子合同诉讼风险梳理,流程严谨性是关键

在司法领域,电子签名的法律效力已经毋庸置疑。随着相关法规、指引的不断细化,承办法官对于电子合同中如何使用电子签名的审查也越来越细致。近几年开始出现了因为电子合同订立过程不规范、不严谨而导致电子合同的有效性被质疑,从而让企业增加诉讼成本,甚至蒙受损失的情况。

对此,我们通过梳理各地法院的几千份实际判例得出,导致企业诉讼失利的三大常见风险点为:其一,在发放数字证书前没有做实名认证;其二,在发放数字证书前没有签署《数字证书服务协议》;其三,在调用数字证书时没有通知签署人。

其中,数字证书也叫CA证书(Certificate Authority),是由工信部认可的CA机构颁发的数字身份证明。一份数字证书包含拥有者名称、公钥、CA数字签名、有效期、授权中心名称、证书序列号等信息。可以通俗理解为:数字证书是个人或企业在网络上的身份证。

由此可见,上文中的第一项风险指的是企业在没有对签署人进行身份认证的情况下,向CA机构申请为其发放“身份证”,违背了真实身份原则。第二、三项风险则指的是企业在没有告知签署人,或没有取得签署人许可的情况下,为其发放“身份证”,或使用其“身份证”用于合同签署,违背了真实意愿原则。

究其原因,往往是企业采用的第三方电子合同平台未能提供合法合规的签署流程,或企业自行采购的实名认证、意愿认证过程不严谨,最终导致了诉讼失利的被动局面。

企业如何选择第三方电子签名服务商?

企业在选择第三方电子合同平台时,除了要考虑性能、服务、价格等因素外,以下三点也非常重要:第一,看该平台自身规范性以及资质是否齐全;第二,看该平台的电子签名标准化产品,其流程链路是否完善;第三,当客户提出想要增设、删减某些环节时,看该平台能否在灵活满足客户需求的基础上,依然确保签署过程严谨合规,签署结果合法有效。

首先要看电子签名的规范性以及相关安全资质。以e签宝为例,e签宝基于安全、合规、隐私等原则,在工信部、国密局等主管部门监管下,严格遵循《电子签名法》,为用户提供安全可靠的全生态电子合同服务。在安全资质方面,e签宝拥有“商用密码产品认证证书”和“涉密信息系统产品检测证书”两项国家级权威证书,以及公安部“信息安全等保三级”认证、工信部“可信云服务”认证,以及BSI颁发的ISO27001、ISO27018、ISO27701等国际权威资质,体现出了业界领先的隐私保护和数据安全管控能力。

其次,在电子合同签署流程的严谨度方面,作为中国电子签名行业的实践者和引领者,e签宝坚持为企业客户提供标准化的电子合同全生命周期完整服务。在合同签署环节,e签宝通过严谨的实名认证、对接权威CA机构的数字证书、可靠电子签名、时间戳、区块链存证等技术,确保合同签署双方的身份真实、意愿真实,且签名和合同原文未经篡改,该电子签名合法有效。

在合同签署后,e签宝也提供合同管理、证据管理、存证出证、法律咨询、在线仲裁、在线司法速裁等完善的闭环服务,帮助企业解除后顾之忧。根据中国裁判文书网公开信息,截至2021年10月,全国已有近150家法院在近3000份公开上网生效司法文书中,认可e签宝电子合同合法有效,认可法院数、胜诉判例数、涉及签署场景数均领跑行业。

第三,在配置的灵活性上,针对想要使用电子签名服务,但对应用灵活性有更高需求的企业,e签宝能够提供电子证据法律咨询服务,为企业在自己的业务系统中合法合规地使用电子签名保驾护航,帮助企业构建有效电子证据链。

据了解,电子证据法律咨询服务由拥有公司律师资格的e签宝法务团队提供。围绕企业使用电子签名的业务场景,e签宝提供既能贴合业务,又能保障电子签名合法合规性的专业法律咨询和培训服务,并与杭州互联网公证处联合提供互联网业务流程公证服务,为企业线上业务流程的合法合规性进行固化存证。