2021年6月中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》),以两办名义印发专项规划,这在新中国档案事业发展史上具有里程碑意义,充分体现了党和国家对档案事业的高度重视和深切关怀。《规划》贯彻落实党的十九届五中全会精神,围绕《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》要求,在国家经济和社会发展全局中谋划部署,擘画了未来5年档案事业发展蓝图,为档案事业高质量发展提供了行动指南。

《规划》在档案信息化建设方面提出,要完善档案信息化发展保障机制,加强电子文件归档和电子档案移交接收,重点推动电子文件归档和电子档案管理实现突破,加速数字档案馆(室)建设,加大档案资源共享力度,推进共享平台一体化建设,实施档案信息化强基工程。

为贯彻落实新修订档案法和《“十四五”全国档案事业发展规划》有关要求,进一步提升建设项目电子文件归档和电子档案管理水平,推动建设项目电子文件归档和电子档案管理持续发展,四川省档案馆积极响应国家政策,通过对可信应用软件领域厂商的专业性评估,最终选择在信创领域有着丰富实践经验和行业解决方案的e签宝旗下金格科技,助力四川省档案馆对电子文件归档和电子档案管理工作进行优化升级,具体解决方案如下:

实施OFD电子公文标准化印章,提升档案数字资源安全管理能力

e签宝旗下金格科技是信创流、版文档签章应用入围厂商,能够为政务内外网办公、审批提供专业电子印章应用解决方案。根据四川省档案馆电子印章应用需求,结合信创密码产品技术要求,对四川省档案馆OA协同办公系统多环境兼容、应用规范等方面进行升级改造,按照GB∕T 33481-2016党政机关电子印章应用规范,建设基础性电子印章管理系统,并以电子文件归档和电子档案管理规范化、科学化管理为核心,覆盖从电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”等全流程印章管理体系,能够满足相关用户、领导日常办公、审批需要,使得办公更加便捷高效。

利用电子签章背后的数字签名技术手段,在确认电子文件签署主体真实身份同时,防止用户抵赖,并通过电子签章的验证功能,可以有效防止电子文档被篡改或伪造的情况发生,确保公文收发、流转文档信息的真实性、完整性和不可篡改。

固定OFD版式公文格式,深化“互联网+政务服务”领域电子文件归档

在电子公文归档和管理工作中,电子公文归档对于电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性至关重要,是一个关键流程。在这个过程中,既要满足国家规定的公文样式和生效要件,又要确保电子公文的稿本和元数据都要齐全完整。

为此e签宝旗下金格科技提供了一款专门针对OFD文档操作管理的综合性方案,以超阅文档转换系统对接四川省档案馆OA协同办公系统,通过电子文件归档和电子档案管理中存储格式、元数据、电子签名、封装和备份等关键技术,将电子公文业务处理过程中的所有处理表单、公文正文批量转换成标准OFD版式文件格式,提供符合标准的元数据添加和获取,实现电子公文收集时的应用需求,并支持OFD文档的拆分与合并,方便在整理电子公文的过程中对公文内容的处理,最后通过信创OFD电子印章系统对电子公文加盖电子印章,确保文档安全,实现电子公文无纸化归档。

系统提供的OCR识别技术,可以对图片形式电子公文中的内容进行全文检索,方便用户查看阅读。

此次四川省档案馆对电子文件归档和电子档案管理工作的优化升级,改变了原有电子公文、电子档案的存储模式,实现了电子公文办理、归档及电子档案管理流程规范化、数据规范化、管理规范化,开拓了档案数字化管理新形式,为实现通过网络进行高效检索、储存阅读电子档案以及应用信息技术管理档案奠定了基础,极大地提高了四川省档案馆的服务效率、服务能力和档案信息化管理水平。

在数字中国和数字政府建设的整体框架内,四川省档案馆主动融入国家发展战略,以档案信息化战略转型为契机,顺应档案资源数字化、档案内容数据化、档案平台体系化、档案管理智能化和档案服务网络化的发展趋势,加速数字转型、加快推进档案信息化建设、引领档案管理现代化,更好地服务新时期档案事业高质量发展。