订单管理是业务管理的核心一环，但在OKKI CRM城市经理的走访中，超过80%的客户仍是采用业务员线下制作订单/报价单的方法，5个月前，主营烟具产品的深圳市华威亚科技有限公司也是其中一员。

但如今，华威亚公司的业务员们早已跳出手工制单的“原始社会”，一举迈进订单流程自动化的“智能时代”，原来配置一个订单模板需要一整天，如今配置4个模板仅需要2小时；原来做一份订单需要15分钟，现在仅仅2分钟就能轻松搞定。华威亚公司怎样实现了订单管理的“时代跨越”？OKKI CRM城市经理与深圳市华威亚科技有限公司总经理张爵龙进行了一场深度对话。

模板配置花一天？两小时轻松搞定

在签约使用OKKI CRM之前，华威亚公司业务员一直采用人员手工录入订单的老办法。之所以不得不使用人工，张总提到，因为传统CRM系统“订单功能难用”，配置一个模板就需要耗费整整一天的时间，而业务员做一份订单也需要15分钟左右，效率之低，令人不堪忍受。

为帮助张总解决这一难题，OKKI CRM城市经理从订单配置三要素——客户资料、产品资料、订单模板入手，助力张总系统梳理了客户与产品信息。张总把客户字段中的地址、联系人电话、昵称等字段设为了必填，业务团队用两周的时间，将存量客户的资料进行了完善，形成完整的客户资料库。

产品方面，张总用OKKI CRM 一键同步阿里巴巴国际站的产品并重新调整分组，完善产品基本信息，形成完整的产品资料库。

在曾经让张总头疼的订单模板问题上，OKKI CRM城市经理在与张总确定好模版细节之后，仅用2个小时便将4个订单配置完毕并导入系统，经测试，导出订单的信息完整，格式符合要求，张总惊赞不已。

经过几个月的使用，张总向OKKI CRM城市经理反馈道：“业务员已经对OKKI CRM熟练上手，录入一份订单只需要2分钟，相比之前节省了足足80%的时间！”

对症下药优化流程，审批与回款实现“自动化”

张总还十分“嫌弃”传统CRM的单一功能。只能存储订单信息，无法与审批、财务收款等流程互通，因而无法形成数据沉淀、业绩统计的闭环。虽然公司一直要求业务人员需要将超过一定金额的订单交由张总审批，但被遗忘的事情常有发生，未经审批的订单出现信息错误，给公司业务造成巨大风险。

对此，OKKI CRM城市经理结合OKKI CRM审批流以及工作流功能，为其配置了“大金额订单审批”和“回款确认审批”两个审批流，前者在新建订单金额超过5000美金时会自动触发审批给张总，经张总确认后，业务员即可将订单直接发给客户；后者则会在业务员收到客户款项之后自动创建回款单并提交审批给财务以备确认。

此外，城市经理还为张总配置了“订单状态自动变更”和“订单完成通知”两大工作流功能。当回款金额等于订单金额时，订单状态自动变为已完成，相应金额计入业绩，不必再由业务人员手动调整，同时系统会向全体同事发送一条“成单祝贺”，激励员工，团结团队，彰显工作中的温度。

使用OKKI CRM审批业务流程后，华威亚公司再没出现过订单出错情况，订单流转更为顺畅，老板张总也更加放心了。

老板看“全景”员工看“局部”，让每个人都心中有“数”

数据安全问题也是张总不乐意使用传统CRM的重要原因，由于订单信息分散存储在业务员各自的本地文件夹中，作为老板的张总不仅无法掌握订单全貌，甚至经常出现员工因离职而删除订单信息的“恐怖事件”，公司客户积累暗藏危机。

城市经理在优化业务流程的配置中也解决了这一问题。OKKI CRM订单功能实现了业绩自动统计、数据自动沉淀，张总可以实时查看公司业绩完成情况、订单分布情况以及每位业务同事目前的订单分布，决策时有了“硬核”的业务信息支撑。

对每一位业务同事而言，他们也可以随时查看自己订单的推进情况和业绩完成进度，根据订单数据不断调整工作内容，让工作节奏更加有条不紊。

所有的订单数据统一保存在OKKI CRM系统中，不仅让客户维护更简单，而且不断沉淀的订单数据也是一笔宝贵的数据资产，张总能够由此看见公司发展的每一步足迹，知来路，方知未来。

张总通过OKKI CRM带领公司订单管理从线下走到线上的过程，折射的是外贸行业业务管理智能化转型的大趋势。OKKI CRM领行业之先将大数据、AI技术等应用于跨境贸易CRM，让线上化管理补足短板，真正成为企业整体业务效率提升的“利器”。在智能化大步前行的今天，OKKI CRM将助力外贸企业充分享受智能技术的红利，推动中国跨境贸易企业提升管理质效，赋能外贸全行业加速升级。