在农历辛丑年的第一个工作日,埃森哲发布了《技术展望2021》报告,对未来三年内将重新定义企业发展战略的关键技术趋势进行了预测。

图片来源:埃森哲中国

今年的报告共揭示了五大技术趋势,分别是“未来架构、镜像世界、技术普众、无界工作、多方信任”。在这当中,我们发现了一个值得探讨的趋势——多方信任。关于“多方信任”,埃森哲在报告中这样说道:“多方信任是混沌格局下的生机”。乍一看可能不太容易理解,接下来我们将从电子签约的角度,结合上上签电子签约零售客户的应用场景进行阐释。

一、电子签约与多方信任的关系

新冠疫情的出现在很大程度上打破了企业发展的既有轨道,迫使一些行业重新洗牌,企业不得不寻求建立新的合作伙伴关系,多方信任应运而生。而一旦涉及合作,不可避免的就会存在契约关系。此时,契约作为智慧商业的三要素(契约、支付、交付)之一,在企业经营发展中的地位显得愈发关键,可以说契约的建立,是后续支付和交付得以顺利推进的前提。

目前移动支付的成熟度和国民接受度已经非常高了,而签约作为支付、交付之前的重要环节,其线上化才刚刚开始。与以往相比,尽管过去一年电子签约的接受度和应用广度有了很大的提升,但与支付的线上化进程相比,仍存有不小的差距。

为什么签约一定要线上化?电子签约跟“多方信任”的连接点到底在哪?它与传统签约相比,在促进多方信任中具体扮演何种角色?

前不久,我们跟一位零售行业的资深人士有过交流。他向我们提出了一个问题“为什么企业一定要用电子签?现在用纸质合同虽然耗费的时间久点,但不怎么影响企业的经营,所以上线电子签约对很多企业而言不是那么紧迫的事情。”当时我们的解决方案专家反问了一句:“如果签署方只涉及2个人,彼此之间签署完合同即可,影响确实不会很大。但是如果签署方是两家企业(涉及多个签署人员),甚至是多方企业,中间的问题就多了。你不知道现在合同签署的流程进展到哪里了,也不知道是由于什么原因被搁置了。这时传统签约的弊端就显现出来了。”

也正是因为这次谈话,让我们再次意识到了相较于单纯的点对点的合同签署,在涉及多方签约中,电子签约的价值才能更加得以凸显。所以在看到2021五大趋势中的“多方信任”时,我们想要结合客户的应用场景从电子签约的角度进行解读。

下面要说的这家客户是从18年开始就引用上上签电子签约的零售企业。为深入了解该零售客户应用上上签电子签约的情况,我们调研了其IT负责人以及负责行政用章的同事,以下为企业目前应用电子合同的主要场景。

二、电子签约如何帮助企业实现多方信任

客户从18年开始与上上签电子签约进行合作,到目前已经在多个场景深入应用了电子签约。

1.首个应用场景是渠道加盟

据客户反馈,加盟商的协议是主合同三年一签,补充协议一年一签。新开店的装修和商场续约,都需要补充协议对渠道进行授权,传统合同的邮寄和盖章都需要时间,公司客户经理因为不知道合同到什么进度了,夹在公司和加盟商中间,经常要催合同双方。而且有的店开业时间紧张,对授权合同的时间要求更高。使用电子合同后,客户经理自己就能通过上上签电子签约平台了解合同的签署状态(是未读未签、已读未签或是逾期未签等)。

图片为示例图

电子合同的出现,避免了双方邮寄的工作量,既提高了效率也节约了邮寄费用。客户提到,每年续签的加盟合同在几千份,不算加盟商方面,单就这一点公司每年至少节约上万元邮寄费。另外,该零售客户给长期合作的渠道商提供信贷服务,信贷的发放需要有合同。在信贷合同使用了电子签约后,渠道商认为电子合同非常方便,自己也去申请使用了电子合同。

2.供应商采购合同

该客户是一家服饰企业,产品的供应商相对固定,往往每年和供应商都要签署一份年度的采购框架合同。此时上百个供应商需要在短期内完成合同的签署,哪些合同已经完成签署、哪些合同没有盖章、哪些合同对方已经寄出……跟踪这些状态的工作量非常大。有了年度框架合同,后续每个加工订单还要签署包括款式、交期、价格、付款方式、验收标准等内容的采购合同。签署采购合同前双方已经做了大量的前期工作,包括样衣的测试等,此时往往留给供应商生产的时间已经很少了,但公司的管理比较规范,必须要有采购合同才能付款,而且是由IT系统控制的,如果没有预付款供应商是不愿意提前生产的,此时双方签署合同的效率就非常重要了,电子签约此时就是最佳的方式。此外还会有三方签合同的情况。有的产品是指定面辅料的,这样需要品牌公司和成品供应商、面辅料供应商签一个三方的合同。如果采用传统的纸质签约,周期会更长。

3.人员聘用和续约合同

零售行业规模大的企业遍布全国的门店有几千家,涉及员工上万人,每个都需签署劳动合同、保密协议、员工手册等文件,再加上门店导购人员流失率每年通常在30%-50%,人事部门不仅要给新员工办理相关协议,还要时刻惦记哪些人的合同要到期了、开具证明等事宜,这需要花费大量的人力才能完成。以往员工劳动合同都保存在几个大文件柜里,非常占空间且查找麻烦。为便于合同的发起、存档和管理,在HR的强烈要求下,现在新进人员的聘用合同和老员工的续约合同在2020年起都在使用电子合同,更好地简化了人事工作。

4.需要双方确认的内容

在这家服饰企业还有一些场景,尽管不是签合同,但有些内容是需要双方确认的,如果确认有遗漏,企业需承担一定的风险,现在也在用电子合同。例如每月和几百个加盟商的对账,虽然不是合同,但这些往来款的信息一定需要双方确认。之前是发快递给加盟商,加盟商盖章确认后再寄回,过程中如果有人冒签、代签,是难以发现追责的。而且对账行为每月都要重复发生,经常有遗漏,这就存在法律风险。

专门负责用章管理的负责人提到,“以前每次用章都会在OA里进行审批,盖章时各部门的经办人都会签字登记,完成盖章的合同会统一保管在铁皮柜里,但是事后查询盖章时间以及查询原版纸质合同就很困难。使用了电子合同后,我对合同文件的命名作了规范,名称中包含时间、部门、经办人、事情类型信息,这样事后查找合同文件就方便很多了。”

经过1年多的使用,用章管理负责人认为电子合同的使用还是比较简单的,培训工作量也不大。为此他也制作了培训文档,公司大部分员工自己看文档就可以进行操作。而涉及外部合作伙伴的合同,客户反馈,公司内部的合作部门承担了培训对方的工作,否则一年上万份合同都找他咨询就崩溃了。另外客户反映上上签的客服非常好,电话一拨就通,回答问题也很专业,绝大部分问题电话客服都可以解决。

目前企业各部门已经认可了电子签约对企业发展的价值,接下来将逐渐延伸至更多业务场景。例如,HR准备将员工对年初绩效指标的签订和年终自绩效考评的确认放到电子合同中,以规避潜在的风险。2021年供应链部门也计划将类似于跟供应商定期对账的询征函纳入电子合同。此外,还有一个场景也会被纳入电子合同:涉及质量或者交期的问题如果要对供应商扣款,这样一个动作是需要供应商确认的。使用电子签约不仅方便后续对账,也有助于避免出现互相推诿的现象。

据客户反馈,供应链部门是和外部签合同较多的部门,公司在推行电子合同后,很多供应商意识到了电子签约的价值,内部也纷纷引入了上上签电子签约。

埃森哲在《技术展望2021》中提到88%的中国高管表示多方信任的建立将使生态系统更具韧性和适应性,合作伙伴间共创共赢。当下,前端流量获取成本攀升,企业越发重视渠道销售、供应链等业务全流程的运营效率。电子签约的加入将会极大促进企业上下游“多方信任”关系的构建,在规避法律风险的前提下,通过提升签约效率保障各方业务的快速展开。

注:文中部分内容引自埃森哲中国官微