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两亿人共启家庭办公: 钉钉企业微信崩溃 协同难题如何解决?
2020-02-05 16:26:12  出处:机器之能  作者:力琴 编辑:岛叔   点击可以复制本篇文章的标题和链接

为了防止疫情扩散,各地纷纷延迟复工时间。除涉及保障城乡运行必需、疫情防控必需、群众生活必需,和其他涉及重要国计民生、供港供澳以及特殊情况急需复工的企业除外,其他行业的企业均要求不早于 2 月 9 日复工。

与此同时,上海、北京、江苏、浙江等地区都将复工时间推迟至少至 2 月 10 日。2 月 3 日至 2 月 8 日期间,对于大部分想要提前复工的企业,只能让员工在家远程办公。

2 月 3 日,正值春节返工第一天。开工首日朋友圈掀起一波在家远程办公热潮。远程办公虽好,但不少人却吐槽沟通成本太高、远程沟通软件不给力。

例如,钉钉消息迟迟显示未读,视频会议卡顿,企业微信时常出现崩溃。钉钉和企业微信那天可能都没有预判到会有如此巨量的并发响应需求,双方均出现短暂的系统奔溃,经过紧急维护后,才恢复正常服务。

有人向机器之心吐槽称,「钉钉崩了,微信最多 9 人通话,最后只能拉个 QQ 群语音,并且发现大家的非主流网名。」

随后钉钉也针对这一问题,微博发文表示,「新年开工,海量企业和组织的早会全面开展,瞬间同时发起海量各类会议直播,网络暂时出现限流。我们通过紧急调配支持,目前已恢复。」

两亿人共启家庭办公: 钉钉企业微信崩溃 协同难题如何解决?

当日,据阿里旗下在线办公平台钉钉数据显示,全国已有上千万企业、近两亿人开启在家办公模式。

不少网友反馈称,「早上还没有洗头、化妆,穿着睡衣就被拉进视频会议了」「希望在视频会议中加上美颜功能」。对此,钉钉还紧急上线「美颜功能」供用户选择使用。

以钉钉、企业微信为代表的远程办公软件的状态,可以反映开工当日线上启用远程办公模式的企业之多。

受疫情影响,在企业正式恢复复工之前,远程办公的状态至少要持续一周或更长时间,这也使得远程协作需求集中爆发。

1、协作平台太多,哪个好用?

面对疫情中暴涨的远程办公需求,各路提供远程办公工具服务的厂商闻风而动。

远程办公并非是一个新鲜的概念。在国外名为 SOHO(Small Office,Home Office)的词早已普遍用于 IBM 、Google、Facebook、Yahoo 等硅谷巨头。

因企业节省费用,员工得到自由,这种办公方式在全球越来越受欢迎。据招商证券公布的一份数据显示,截至 2017 年,美国超过八成企业引入了远程办公制度,已有 3000 万人在家中远程办公,占美国工作人口的 16% 至 19%。

在国内,受疫情严峻形势的影响,在企业正式复工之前,为了避免聚集性感染,远程办公的重要性才得以凸显。随着远程办公方式的改变,远程协作办公软件的需求集中爆发。

在线办公软件主要包括会议、任务管理、文件和数据管理等方面。目前市面上的协同工具/软件包括,以企业微信、钉钉、飞书为代表的综合协作工具;以腾讯文档、金山文档、石墨文档、Google Doc、印象笔记为代表的文档协作工具;以腾讯会议、Zoom 为代表的视频会议工具;以 Trello、Tower、Teambition 为代表的任务管理工具。

钉钉和企业微信主要面向缺乏开发能力的中小企业。

针对疫情需求,1 月 29 日,钉钉发布员工健康功能,员工可以健康打卡「报平安」,并免费开放百人视频会议功能,向 1000 万家企业免费开放全套的「在家办公」系统。

开工当日,在教育企业担任品牌公关的从业人士向机器之心表示,公司要求远程办公期间每日都需要在钉钉打卡签到,同时进行每日健康签到「保平安」。

两亿人共启家庭办公: 钉钉企业微信崩溃 协同难题如何解决?

1 月 28 日,企业微信宣布紧急为学校、医院和企业提供 6 个新能力,疫情期间百人在线会议人数上限升级至 300 人。

1 月 28 日,字节跳动旗下办公套件「飞书」表示,2020 年 5 月 1 日前,用户可免费使用不限时长音视频会议、不限容量在线文档与表格、审批管理等功能;上线「健康报备」应用,帮助学校和企业掌握学生及员工健康状况;推出「线上办公室」功能,帮助企业提升远程协作效率。

企业对远程办公的需求激增,各大提供远程办公工具服务的厂商竞相推出免费举措,加速培养用户习惯。

截至目前,腾讯文档免费放开远程协作办公功能;华为云 Welink 开放免费产品服务功能;字节跳动旗下的飞书,免费开放全部远程协作办公服务;金山办公则宣布疫情期间,金山办公旗下 WPS+一站式办公平台,将面向企业客户免费提供远程办公及音频会议服务。  

国内许多具有开发能力的大公司大部分都会自行开发协同办公软件。例如,京东内部员工使用的办公软件为京东 me。一位快手的员工告诉机器之心,快手则采用自主开发的办公软件 Kim。

由于大公司在办公软件方面占有优势,落实远程办公模式轻而易举。

2、状况百出

大部分互联网公司在办公软件上占有优势,疫情期间纷纷采取远程办公模式。据了解,开工首日,如华为、京东、滴滴、苏宁、快手等互联网公司均采用在线办公模式。

由于大部分大公司需要增加公司各分部、协同合作等日常沟通,均提前设置了远程办公的使用场景。远程办公需要文字、语音、视频、会议等多方协作。

一位人工智能企业的技术人员告诉机器之心,他所在的部门使用的是 zoom 软件,主要用于沟通,因其稳定、可容纳人数多、可共享屏幕,通过该软件沟通产品、技术与设计团队的工作内容。

以往工作中时常需要远程办公沟通,因此此次疫情对工作内容的影响并不大。涉及到工作内容交付以及平时的文档的协作,他谈到,一般会用到 atlassian 全家桶,即 Jira、Confluence、Service Desk 管理工作进度,代码则使用 Github 进行协作。

据他介绍,通过 zoom 的可共享屏幕功能,可实现在线沟通代码的 bug、沟通技术细节、过设计稿、讲解产品等等。「比如 iPad 版的 zoom 也可以共享屏幕,将其变成共享画板,直接把 iPad 当白板来使用。」

受疫情影响,需要与客户进行沟通的市场、商务等部门还未正常推进工作。

一位在人工智能企业担任市场总监告诉机器之心,她所在的市场部门目前能够推进的工作很少,「目前没办法出差,很难给外地现场的项目提供支持,客户还未正式复工,项目的沟通也相对滞后。」

另一位在人工智能企业从事产业研究的负责人也向机器之心表达同样的问题。「疫情当中影响较大的是,没法与客户当面拜访和调研,损失一些人情,可能会被对方认为不重视或者不专业。」

她表示远程办公困难不大,鉴于平日团队中就有远程办公和兼职的同事,已经习惯使用 quip、石墨、微信等软件进行沟通协调工作。

3、最大难点

并非所有企业都适用于远程办公方式,部分缺乏远程办公的公司也在经受这场独特的考验。

一家从来没有远程办公经验的早教机构在开工首日的远程办公中乱了阵脚,第一次面向全公司的线上视频动员会因钉钉软件奔溃而暂停,只好尝试其他的远程办公软件,每个人极其不适应这种远程办公的方式,恨不得马上回到单位上班。

在这家公司担任品牌公关的任雪表示,开工第一天的状态非常乱,头一次全员开会没有办法顺利进行。「在钉钉软件奔溃了之后,我们又尝试了华为的 welink,进行远程视频沟通。」

以往处理远程办公大多是发邮件、传文件等基础工作,在远程办公的模式下,很多线上工作需要配合以及协作,难免会出差错。庄雪直言,公司缺乏远程办公的经验,「现在为了保证工作顺利进行,我们也在琢磨一些协作的流程」。

受疫情的影响,庄雪的工作内容也相应发生改变。按既定计划,春节之后原本是落地门店和线上课程的推广计划,现在她主要负责线上课程的推广。

由于线下早教中心暂停开业,她所在的公司只好把全部业务转移到线上课程,将面向家长与孩子的线下早教课程替换为线上课程。「我们现在抓紧讨论做线上课程产品,将线下客流往线上引流。」庄雪说道。

即使远程办公软件配置的功能已经十分齐全,但很多企业仍处于熟悉软件的阶段。因人员暂未到岗,造成工作过程中沟通时间加长,也成为缺乏远程办公经验企业普遍遇到的问题。

刘奎现在一家药品研发公司,初七就已经到公司复工。他所在的部门共有 18 人,而目前到岗仅有 5 人。他的工作内容当中需要做实验,从实验室到办公室需要一定时间,在部门人手有限的情况下,在工作当中难以抽身协调其他工作,从而使得部门之间的传达沟通时间加长。

在疫情之下,他所在的药品研发公司正准备研发一批提高免疫力的药品。如果相应的人员无法正常到岗,也会使得项目往后推迟。

据机器之心采访了解,很多人都将远程办公的难点指向沟通协作方面。在线办公沟通时间加长,没有面对面时顺畅,多数情况下,一件事情需要反复说明,否则可能存在误读的情况。

刘芳认为远程办公并不麻烦,因为早已养成 24 小时待命、工作消息随时回复的习惯。

她表示,远程办公对团队领导提出更多的要求。「比如需要书面明确工作内容避免表述不清楚或有歧义导致 team member 对工作内容有错误理解,同时需要明确工作提交时间,以及对提交的工作内容的具体要求。」

开会前后需要明确的指令。开会前会议发起方提供书面材料,列举会议议题与会上待讨论的问题,以及背景资料。开会后需要确认讨论结果以及下一步的 to do 项目,进行总结和书面明确,保证双方对工作内容与目标达成一致认识。

远程办公要确保有效沟通,则也提醒团队成员,如果有任何疑问,一定要主动提出,及时进行语音交流,不要带着疑惑工作。

不可否认,因疫情带来的假期延长,远程办公给不同状态的企业带来的影响各有不同。对于有远程办公经验的企业而言只不过是轻而易举之事,对于缺乏远程办公经验的企业而言,还需要更多时间进行沟通磨合。

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