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视频会议诊治企业三大常见病
2012-01-13 10:09:17   编辑:Lucky   点击可以复制本篇文章的标题和链接
 
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企业犹如人的身体,必须经历从幼稚、病态走向成熟与健康的生命历程。当企业的流动节律出现失衡,运营的稳定性被各种不良因素打破的时候,则意味着企业发生了病态。据不完全统计,中国每年都有数百万家企业死于各种病因。对人体来说,生病并不可怕,可怕的是没意识病毒的存在,对于企业来说也是如此。在企业寿命堪忧的今天,每个企业主都应该定期为自己的企业进行体检,了解自己的企业存在哪些运行不畅的症结,什么原因导致缺乏活力,才能对症下药,根治顽固潜藏在企业肌体里的恶疾,消除企业生命的危机。

对于成长型企业而言,以下几种病症是最常见却最容易被忽视的:

一 运转不灵,反应延迟

随着企业规模的扩大,运转或管理的中间环节会变得越来越多,信息传导在不知不觉中开始延迟。这样的情况在一些企业中并不罕见,从一个普遍被看好的产品创意方案的提出,到争取资金的落实和团队的组建,有时要花上2个月甚至更长的时间。当心急火燎的主要负责人试图催促进度的时候,则被“流程”、“合规”、“统一认识”等冠冕堂皇的借口驳得哑口无言。这种状况经常会使重要信息的价值不知不觉流逝在时间的拖延上,企业也将因效率的逐渐低下而日显老态。

二 机构庞肿,影响决策

当企业开始做大的时候,机构组织的复杂化是自然形成的。这样的企业经常会面临机构日益庞杂散乱的问题。特别对大型集团企业来说,这种情况很不利于企业团队进行同步协作和参与决策。打比方说一个典型的集团,直属二级企业可能有几十家,三级企业可能有几百家,四级企业可能有上千家。为了使资金集中减少腐败,集团公司的做法是一二级企业部门通常可以直接影响三级和四级企业的项目申请。三、四级的企业要获得上级的审批通过,等待周期有时会是半年以上。对于直接参与市场竞争的三、四级企业来说,企业机构的运作机能将越来越迟缓,耗时过长的决策过程根本无法赶上市场的变化。

三 支出失衡,消耗过度

很多企业惊讶于每个月不停上升的开支数额。一些企业主会有这样的疑惑,自己投入的钱越来越多,可是企业的效益并没有提升。这种支出失衡的根本原因在于企业成本管理上的不合理,其中最明显的一项是企业的差旅支出。目前,企业的差旅费直接成本包括交通、住宿、餐饮以及财务部门的管理费用,间接费用包括企业需要预支的现金、报销、审计单据费用。稍不注意便有很多额外的费用会在某个环节上大量流失。据统计,差旅费用已经高居企业日常开支的第二位,占企业运营成本的35%,且这一数字还在不断地上涨。有关专家直言不讳地指出,企业在差旅上的成本管理还有相当多的工作要做。随着企业的发展需要,跨地域会议沟通的需求日渐频繁,直接导致了差旅成本的高昂,并且过度占用了员工原本用于生产工作的时间,以致企业的效益难以提升。

综合上面几个病症分析,不难发现的是,企业运行不畅的症结都与企业的沟通管理机能有密切的联系。当企业的生命成长到一定规模之后,对于管理决策、信息处理、生产经营方面需要进一步地加强沟通与协调,尤其需要一套配合企业发展新特性的运行机制来保证企业各部门之间的紧密协作、高效互动,疏通信息传导上的环节障碍,增强组织统一协调的机能,从而优化企业整体的运营情况。

近年来,借力云计算蓬勃发展的视频会议,被公认为医治企业通病的一剂良方。但实际上国内目前的云视频会议服务质量参差不齐,在技术硬实力和服务软实力双者兼优的视频会议服务商屈指可数,口碑俱佳的是一款在线SaaS业务模式的CC视频会议。它在根治企业通病上为优化企业的沟通体系、管理体系以及现金流提供了合理可行的方案,主要体现在三个方面:

一 打破沟通障碍,提高工作效率

视频会议最重要的功能就是能将分散在不同地域、处于各个决策层面的企业员工通过网络汇聚在一个虚拟的空间里。相比其他的沟通工具,可以随心所欲地无限次召开可视化异地远程会议,对拥有多个分支机构的企业而言无疑是最自然有效的交流方式。处于不同地域的企业员工随时随地都可通过电脑、手机接收由CC视频会议系统发出的会议通知,随即登陆企业搭建的CC视频会议室进行互动交流。为了达到与现场会议相媲美的效果,CC视频会议除了保证高清无阻的音视频同步体验之外,还提供了文本交流、文件传输、资料共享、电子白板等协同办公功能。通过音视频同步、数据同步、办公同步的综合功能应用,CC视频会议将多个分支机构的办公流程化繁为简,从而深刻地影响企业的运行模式,进而达到提高组织内部的协同能力和工作效率的目的。

二 摆脱环境限制,优化决策机制

视频会议对企业优化决策机制有立竿见影的作用。CC视频会议采用云端架构,可支持企业在短时间内召集千名员工进入网络虚拟会场,为决策获取更多参与者及得到更多意见提供了有力条件。与会过程中,会议主持人可对整个视频会场进行整体把控,由上而下地设置权限模式,除此之外,CC视频会议还提供了决策过程所需的会议投票、会议保密公开、资料管理、会议管理等辅助功能,使关键人物、信息更容易接近,从而有效缩短决策周期以及提高对产品进入市场的应变能力。

三 节约支出成本,实现效益双赢

云视频会议的最明显优势便是实现成本与效益上的双赢。像CC这种在线SaaS业务模式的云视频会议优点在于企业无须购买任何软硬件设备,无需掌握任何专业技术知识,只要每月付上价格很低的租金,便可享有由群英网络(http://www.qycn.com/netmeeting/)服务商提供的专业级视频会议服务。这种按月出租的服务方式对许多资金、技术条件有限的企业来说是获取先进技术服务的最佳捷径。它可满足企业实现低成本、零维护、快速度架设专业级视频会议平台的愿望。同时,基于网络的CC视频会议可出色代替传统依赖交通工具的传统差旅会议,有效降低企业信息上的传输延迟、减少差旅途中员工的时间消耗和生产力消耗,集中更多时间用于企业的生产与运营上。

通过对群英用户的使用情况调查,结果显示使用CC视频会议系统的企业可以节省30%的差旅费用,减少24%的市场投资时间,降低25%的培训成本,削减19%的招聘时间和减少了24%销售有关的费用。

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